انواع نامه اداري چيست؟
پركاربردترين مكاتبه ها در سازمان ها را نامه هاي اداري تشكيل مي دهند. اين نامهها را مي توان با توجه به الگوهاي مختلفي از جمله سطح سازماني، مقام اداري گيرنده ، پايگاه اداري و امنيتي تقسيم بندي كرد.
از نظرسطح سازماني :
نامه هاي اداري را از نظرسطوح سازماني يعني از اين منظر كه نويسنده و گيرنده نامه داخل يا خارج از يك سازمان باشد، مي توان به دو دسته نامه هاي داخلي و خارجي تقسيم كرد.
استفاده از دبيرخانه آنلاين براي سازمان ها و افزايش راندمان كاري آن ها در بخش هاي مختلف پيشنهاد مي شود.
نامه هاي داخلي:
به مكاتباتي گفته مي شود كه در داخل سازمان بين واحدهاي مختلف صورت مي گيرد كه اهم
آنها به شرح زير است:
- نامه بين دو واحد هم سطح
- نامه از واحد باالتربه واحد پايين تر
- نامه واحد پايين تر به مقام يا واحد باالتر
- نامه ازطرف يك كارمند به يك واحد
- و نامه از طرف يك واحد به يك كارمند.
o نامه هاي خارجي:
به مكاتباتي گفته مي شود كه با خارج از سازمان انجام مي شود. اهم نامه هاي خارجي براساس مخاطبان آنها عبارتند از:
- نامه به يك واحد شناخته شده در يك سازمان يا وزارتخانه
- نامه به يك وزارتخانه يا سازمان در ارتباط با وظايف آن
- نامه به يك شخص حقوقي
- نامه به يك شخص حقيقي شناخته شده در بخش خصوصي
از نظر مقام اداري گيرنده:
يكي ديگر از تقسيم بندي هاي ارائه شده براي نامه هاي اداري از لحاظ مقام اداري گيرنده است از اين منظر مي توان نامه هاي اداري را درسه سطح زير بازشناخت:
– سطح يك: نامه هاي اداري كه با عناوين مقام معظم رهبري، رئيس مجمع تشخيص مصلحت نظام، رؤساي قواي
سه گانه، وزرا، معاونين رئيس جمهور، مقام هاي همتراز صادر مي شوند.
– سطح دو: نامه هاي اداري كه با عناوين روساي دفترهاي مقام معظم رهبري و سران قواي سهگانه، مشاوران رئيس
جمهور، معاونان وزرا، استانداران، رؤسا و معاونان اداري و مالي و ديگر معاونان سازمان ها و مراكز مستقل و مقام هاي
همتراز آنها صادر مي شوند.
– سطح سه: نامه هاي اداري كه با عنوان هايي جدا از عنوان هاي باال صادر مي شوند.
ازنظر پايگاه اداري :
نامه هاي اداري از نظرپايگاه اداري به نامه هاي دستوري، هماهنگي، بازدارنده، درخواستي قابل
تقسيم مي باشند.
– نامه هاي دستوري: محتواي مثبت دارندو ازمقام باال به پايين نوشته مي شوند.
– نامه هاي هماهنگي:محتواي مثبت دارند و دو جايگاه مساوي را به لحاظ مقام شامل مي شوند.
– نامه هاي بازدارنده: اين نامه ها محتواي منفي دارند و توسط مقام هاي باال به پايين نوشته مي شوند.
– نامه هاي درخواستي: محتواي مثبت دارند و از سوي مقام پايين تر نوشته مي شوند.
– از نظرامنيتي : نامه هاي اداري از نظر امنيتي به دو نوع كلي نامه هاي عادي و طبقه بندي شده (محرمانه و خيلي محرمانه، سرّي و فوق سرّي) تقسيم مي شوند.
اجزاي نامه هاي اداري :
هر نامه اداري از 6 بخش تشكيل مي شود:
- سرلوحه
- عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع نامه
- متن نامه
- امضاء نامه
- گيرنده رونوشت
- نشاني و تلفن
استفاده از نرم افزار يار براي سازمان ها و افزايش راندمان كاري آن ها پيشنهاد مي شود.
سرلوحه :
سرلوحه نامه هاي اداري به آن قسمت از نامه اطالق مي گردد كه معموالً در باالي كاغذهاي اداري چاپ شده است. در وزارت
خانه ها و موسسات دولتي آرم جمهوري اسالمي ايران، نام وزارتخانه، نام موسسه ويا سازمان، شماره و تاريخ و پيوست مي باشد.
عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع نامه
منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت است از شخص يا مقام سازماني يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود. عنوان
گيرنده نامه با كلمه (به) شروع مي شود.
برچسب: ،
ادامه مطلب