amozeshi

• عدم نياز به دفتر انديكاتور چاپي
• سادگي مراحل ثبت و ارسال مكاتبات
• دسترسي سريع به محتويات نامه هاي ثبت شده با استفاده از جستجوي پيشرفته
• ارجاع نامه هاي ثبت شده با يك كليك و عدم امكان مفقود شدن ارجاعات و نامه هاي ارسالي
• دسترسي سريع به مكاتبات و انجام فرآيندهاي اداري به سريعترين روش
• عدم نياز به تخصيص فضاي اضافه و تجهيزات در مجموعه و صرفه جويي در هزينه ها
• وجود محيط يكپارچه براي ذخيره سازي نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد در نرم افزار دبيرخانه
• عدم استهلاك اسناد و تاثيرگذاري شرايط محيطي و مثل گرما، رطوبت و بر روي مكاتبات ثبت شده
• عدم وجود خطر براي اسناد و پرونده ها به دليل حوادث مثل آتش سوزي و امكان تهيه نسخه پشتيبان از مكاتبات ثبت شده
• شفافيت سوابق و امكان پيگيري نامه هاي مهلت دار
• در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مكاتبات سازماني در محيط اتوماسيون اداري
• مشخص بودن روال گردش مكاتبات و پياده سازي چارت سازماني و در نتيجه گردش مكاتبات بر اساس سلسله مراتب اداري
• امكان دسترسي و رسيدگي به نامه ها و دوركاري (از هر جا و در هر زمان)
• امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن توسط درختواره ارجاعات
• امكان اعمال سطوح دسترسي به كاربران و طبقه بندي اسناد بر اساس محرمانگي
• ارسال سريع و آسان فكس با استفاده از محيط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندي ارسال
• محيطي يكپارچه براي دسترسي به كل محتويات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
• نظارت كامل بر نظام اداري، گردش نامه و عملكرد افراد و پياده سازي سازماني منظم و پاسخگو

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%b1%d8%a7-%d8%a8%d9%87-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%86%db%8c%d8%a7%d8%b2-%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c%d9%85-%d9%88-%d9%85/

استفاده از اتوماسيون اداري در سازمان‌هاي بزرگ و كوچك مي‌تواند به يك اندازه موثر باشد، با اين حال، اثربخشي آن در سازمان‌هاي بزرگ و كوچك ممكن است با هم تفاوت داشته باشد.

در سازمان‌هاي بزرگ، استفاده از اتوماسيون اداري مي‌تواند به بهبود كارايي و بهره‌وري كمك كند. با توجه به حجم بزرگ فعاليت‌ها و فرآيندهاي اداري در سازمان‌هاي بزرگ، استفاده از سيستم‌هاي اتوماسيوني مي‌تواند بهبود قابل توجهي در كارايي و بهره‌وري فرآيندهاي اداري ايجاد كند. به عنوان مثال، اتوماسيون اداري مي‌تواند بهبود سرعت و دقت در انجام فرآيندهاي اداري، كاهش خطاهاي انساني، افزايش كيفيت خدمات و كاهش هزينه‌هاي اجرايي منجر شود.

اما در سازمان‌هاي كوچك، استفاده از اتوماسيون اداري مي‌تواند به بهبود كارايي و بهره‌وري كمك كند، اما تأثير آن ممكن است كمتر باشد. در سازمان‌هاي كوچك، حجم كار اداري كمتر است و به همين دليل، تأثير اتوماسيون بر كارايي و بهره‌وري فرآيندهاي اداري كمتر مي‌باشد. با اين حال، استفاده از اتوماسيون اداري در سازمان‌هاي كوچك مي‌تواند بهبود كيفيت خدمات، افزايش دقت و كاهش خطاهاي انساني، كاهش هزينه‌هاي اجرايي و افزايش تجربه كاربري كارمندان و مشتريان منجر شود.
به طور خلاصه، استفاده از اتوماسيون اداري در سازمان‌هاي بزرگ و كوچك مي‌تواند به بهبود كارايي و بهره‌وري، كاهش هزينه‌هاي اجرايي، بهبود كيفيت خدمات، افزايش دقت و كاهش خطاهاي انساني و بهبود تجربه كاربري كارمندان و مشتريان كمك كند.

تقويم قمري در بسياري از كشورهاي اسلامي به عنوان يكي از تقويم‌هاي رسمي و مورد استفاده قرار مي‌گيرد. برخي از كشورهايي كه از تقويم قمري استفاده مي‌كنند عبارتند از:

2. عراق: در عراق، تقويم هجري قمري به عنوان تقويم رسمي در كنار تقويم ميلادي استفاده مي‌شود.
3. عمان: در عمان، تقويم هجري قمري به عنوان تقويم رسمي استفاده مي‌شود.
4. قطر: در قطر، تقويم هجري قمري به عنوان تقويم رسمي استفاده مي‌شود.
5. بحرين: در بحرين، تقويم هجري قمري به عنوان تقويم رسمي در كنار تقويم ميلادي استفاده مي‌شود.
6. كويت: در كويت، تقويم هجري قمري به عنوان تقويم رسمي استفاده مي‌شود.
در بسياري از كشورهاي ديگر نيز، تقويم هجري قمري به عنوان يكي از تقويم‌هاي مورد استفاده قرار مي‌گيرد، اما تقويم ميلادي نيز به عنوان تقويم رسمي كشورها به كار مي‌رود. براي تبديل تاريخ قمري به شمسي از تقويم يار استفاده كنيد.

در انتخاب نرم‌افزار دبيرخانه بايد به برخي نكات مهم توجه كرد. در ادامه به چند نكته كليدي كه در هنگام انتخاب نرم‌افزار دبيرخانه بايد در نظر داشته باشيد، اشاره مي‌كنم:

۱. بررسي نيازهاي دبيرخانه: قبل از انتخاب نرم‌افزار دبيرخانه، بايد نيازهاي دبيرخانه خود را شناسايي كنيد. اين شامل نيازهاي مديريتي، مالي، ارتباطي و ساير نيازهايي است كه دبيرخانه شما براي بهبود فعاليت هاي خود دارد. با شناسايي دقيق نيازهاي خود، مي‌توانيد نرم‌افزار مناسبي را براي دبيرخانه خود انتخاب كنيد.
۲. سازگاري با سيستم عامل: قبل از انتخاب نرم‌افزار دبيرخانه، بايد مطمئن شويد كه آن با سيستم عامل دبيرخانه شما سازگاري كامل دارد. همچنين بايد به اين نكته توجه داشته باشيد كه آيا نرم‌افزار شما نياز به سخت‌افزار خاصي دارد يا نه.
۳. قابليت انعطاف پذيري: بايد به دنبال نرم‌افزاري باشيد كه قابليت انعطاف پذيري بالايي داشته باشد. يعني بتوانيد با توجه به نيازهاي خود، بخش‌هاي مختلف نرم‌افزار را تنظيم كنيد و از آن‌ها به بهترين شكل ممكن بهره ببريد.
۴. رابط كاربري كارآمد: نرم‌افزار دبيرخانه بايد رابط كاربري ساده و كارآمدي داشته باشد تا كاربران با آساني بتوانند از آن استفاده كنند و زمان كمتري براي آموزش نياز باشد.
۵. پشتيباني و به روزرساني: در نظر داشته باشيد كه نرم‌افزار دبيرخانه بايد به صورت منظم به روزرساني شود و شركت سازنده آن بايد پشتيباني كاملي ارائه كند تا در صورت بروز مشكل در استفاده از نرم‌افزار، به سرعت به شما كمك كند.
با رعايت اين نكات، مي‌توانيد به راحتي يك نرم‌افزار دبيرخانه مناسب براي خود انتخاب كنيد. براي تست رايگان دبيرخانه رايگان به سايت يار مراجعه فرماييد.

نرم‌افزار فروش يا CRM (مديريت رابطه با مشتري)، ابزاري مفيد براي بهبود فرآيند فروش و پشتيباني از مشتريان هستند. اين نرم‌افزارها به كاربران امكان مي‌دهند تا مشتريان خود را به صورت موثرتري مديريت كنند و از اطلاعاتي كه در مورد آن‌ها جمع آوري شده است، استفاده كنند. برخي از قابليت‌هاي مهم نرم‌افزارهاي فروش عبارتند از:

1. مديريت ارتباط با مشتريان: اين قابليت به كاربران اين امكان را مي‌دهد كه اطلاعات مشتريان را در يك مكان مركزي جمع آوري كنند و به راحتي به آن‌ها دسترسي داشته باشند. همچنين، مي‌توانند تاريخچه تماس‌ها و پيام‌ها، فعاليت‌هاي فروش و سفارشات را دنبال كنند.

2. ارسال ايميل و تبليغات: با استفاده از اين نرم‌افزارها، مي‌توان به راحتي ايميل‌هايي را به مشتريان خود ارسال كرد و از طريق آن‌ها با آن‌ها در ارتباط بود. همچنين، مي‌توان تبليغاتي را به صورت هدفمند براي مشتريان خود ارسال كرد.

3. پيگيري ارزيابي‌ها: اين نرم‌افزارها به كاربران اين امكان را مي‌دهند تا نظرات و ارزيابي‌هاي مشتريان خود را دريافت كنند و به آن‌ها پاسخ دهند. همچنين، مي‌توان با استفاده از اين نرم‌افزارها، فعاليت‌هاي مشتريان را به دقت پيگيري كرد و به آن‌ها پاسخ داد.

4. برنامه‌ريزي و مديريت فعاليت‌ها: با استفاده از اين نرم‌افزارها، مي‌توان برنامه‌ريزي و مديريت فعاليت‌هاي فروش را به صورت موثرتري انجام داد. همچنين، مي‌توان به راحتي به تعقيب و تحليل فعاليت‌هاي فروش و پيشرفت در بهبود آن‌ها پرداخت.

5. تحليل و گزارش‌دهي: با استفاده از اين نرم‌افزارها، مي‌توان به راحتي اطلاعات مهمي مانند تعداد فروش، درآمد، تعداد مشتريان و ... را جمع آوري و تحليل كرد. همچنين، مي‌توان گزارشات گوناگوني را از اين اطلاعات تهيه كرد كه به كاربران اين امكان را مي‌دهد تا عملكرد خود را ارزيابي كنند و در صورت نياز، براي بهبود آن‌ها اقدام كنند.

در كل، نرم‌افزارهاي فروش يك ابزار مفيد براي بهبود فعاليت‌هاي فروش و پشتيباني از مشتريان هستند كه با ارائه قابليت‌هايي مانند مديريت ارتباط با مشتريان، پيگيري ارزيابي‌ها، برنامه‌ريزي و مديريت فعاليت‌ها و تحليل و گزارش‌دهي، به كاربران اين امكان را مي‌دهند تا به صورت كامل به فعاليت‌هاي خود پرداخته و بهبود آن‌ها را پيگيري كنند.

دفتر انديكاتور (Indicator Notebook) يك ابزار گزارش‌دهي است كه در آن مي‌توان از داده‌ها گزارش‌هاي مختلفي را ايجاد كرد. اين نرم افزار به كاربران امكان مي‌دهد تا به راحتي داده‌هاي خود را جمع‌آوري كرده و سپس با استفاده از گزارش‌دهي، آن‌ها را به صورت گرافيكي و تحليلي نمايش دهند. دفتر انديكاتور به عنوان يكي از قسمت‌هاي مهم نرم افزار دبيرخانه  استفاده مي‌شود.

در نرم افزار دبيرخانه، معمولاً برنامه‌هاي پردازشگر كلمات، جداول گردشي، پايگاه داده و ارائه‌هاي الكترونيكي وجود دارد كه به كاربران امكان مي‌دهد تا اسناد، جداول، پايگاه داده‌ها و ارائه‌هاي الكترونيكي خود را ايجاد كنند. اما براي بسياري از كاربران، ايجاد گزارش‌ها و نمودارهاي تحليلي از داده‌هاي مختلف، نيازمند دسترسي به ابزارهاي گزارش‌دهي است. دفتر انديكاتور در اينجا به عنوان يك ابزار كاربردي براي گزارش‌دهي و تحليل داده‌ها، از قسمت‌هاي مهم نرم افزار دبيرخانه به شمار مي‌رود.

بنابراين، دفتر انديكاتور به كاربران امكان مي‌دهد تا داده‌هاي خود را به راحتي جمع‌آوري كرده و سپس با استفاده از گزارش‌دهي، آن‌ها را به صورت گرافيكي و تحليلي نمايش دهند. به عبارت ديگر، دفتر انديكاتور به كاربران اين امكان را مي‌دهد تا از داده‌هاي خود در قالب گزارش‌هايي كه براي تصميم‌گيري‌هاي مهم مورد استفاده قرار مي‌گيرند، بهره‌برداري كنند. براي تست نرم افزار دبيرخانه ساده مي توانيد به سايت يار مراجعه كنيد.

دبيرخانه آنلاين و نرم افزار دبيرخانه هر دو براي مديريت و سازماندهي اطلاعات و فعاليت‌هاي دبيرخانه استفاده مي‌شوند، اما در عملكرد و تفاوت‌هاي آن‌ها تفاوت‌هايي وجود دارد.
نرم افزار دبيرخانه بيشتر به صورت نصبي بر روي سيستم‌هاي رايانه‌اي نصب مي‌شود و معمولاً از طريق شبكه داخلي در دسترس كاربران دبيرخانه قرار مي‌گيرد. در اين نوع دبيرخانه، اطلاعات و فعاليت‌ها در دسترس كاربران دبيرخانه هستند و تنها اين كاربران مي‌توانند بر روي آن‌ها كار كنند.
اما دبيرخانه آنلاين، برخلاف نرم افزار دبيرخانه، بر روي اينترنت قرار دارد و به كاربران امكان دسترسي از هر مكاني با دسترسي به اينترنت را مي‌دهد. همچنين، دبيرخانه آنلاين به كاربران امكان مي‌دهد تا با همكاران خود در دبيرخانه ارتباط برقرار كرده و به صورت همزمان بر روي يك فايل كار كنند. اين قابليت به ارتقاي همكاري و افزايش بهره‌وري در دبيرخانه كمك مي‌كند.

در نرم افزار دبيرخانه، به دليل نصبي بودن بر روي سيستم‌هاي رايانه‌اي و محدوديت دسترسي، تعداد كاربران دبيرخانه محدود مي‌شود، اما در دبيرخانه آنلاين، تعداد كاربران دبيرخانه بيشتر است و به راحتي مي‌توانند بر روي فايل‌ها و اطلاعات مشترك كار كنند. همچنين، در دبيرخانه آنلاين، از آخرين نسخه فايل‌ها استفاده مي‌شود و بنابراين، تمامي كاربران به‌روزرساني‌هاي انجام شده بر روي فايل را دريافت مي‌كنند.

جهت تست رايگان دبيرخانه آنلاين به سايت يار مراجعه فرماييد.
به طور كلي، دبيرخانه آنلاين به دليل دسترسي آسان و امكان همكاري در زمان واقعي، بهبود همكاري و افزايش بهره‌وري در دبيرخانه كمك مي‌كند.

نرم‌افزار مالي يك نوع نرم‌افزار كاربردي است كه براي مديريت ماليات، حسابداري و نوعي از فعاليت‌هاي مالي استفاده مي‌شود. اين نرم‌افزارها به شركت‌ها و سازمان‌ها كمك مي‌كنند تا بتوانند به صورت دقيق و اصولي به مديريت مالي، بودجه‌بندي، حسابداري، ماليات، امور مالي و ساير فعاليت‌هاي مرتبط با ماليات پرداخت كنند. ميتوانيد به رايگان دمو نرم افزار فروش يار را بررسي كنيد

كاربردهاي نرم‌افزار مالي شامل موارد زير مي‌شود:

1. حسابداري: نرم‌افزارهاي مالي، براي ثبت و پيگيري تراكنش‌هاي مالي، تهيه صورت‌هاي مالي، ترازنامه و سود و زيان شركت به كار مي‌روند.

2. مديريت ماليات: اين نرم‌افزارها به شركت‌ها كمك مي‌كنند تا ماليات‌هاي خود را به درستي پرداخت كنند و در مورد ماليات‌هايي كه بايد پرداخت كنند، پيش‌بيني داشته باشند.

3. مديريت بودجه: با استفاده از نرم‌افزارهاي مالي، شركت‌ها مي‌توانند بودجه‌هاي خود را براي سال آينده تعيين كنند و پيش‌بيني داشته باشند كه چه مقدار پول براي هر بخش از شركت خود خواهند داشت.

4. مديريت امور مالي: با استفاده از نرم‌افزارهاي مالي، شركت‌ها مي‌توانند به راحتي اطلاعات مربوط به مشتريان، تأمين كنندگان، موجودي انبار و ساير اطلاعات مرتبط با ماليات را مديريت كنند.

5. تحليل مالي: نرم‌افزارهاي مالي به شركت‌ها كمك مي‌كنند تا با استفاده از داده‌هاي مالي خود، تحليل‌هاي مالي براي تصميم‌گيري در مورد سرمايه‌گذاري، توسعه كسب و كار و مديريت دارايي‌هاي شركت خود انجام دهند.

به طور كلي، نرم‌افزار فروش براي شركت‌ها و سازمان‌ها بسيار مهم هستند و به آن‌ها كمك مي‌كنند تا به صورت دقيق و اصولي به مديريت مالي و امور مالياتي خود بپردازند.

فكس اينترنتي مي‌تواند يك روش امن براي ارسال اسناد حساس باشد، اما بايد توجه داشت كه امنيت در اين روش به شرايطي بستگي دارد كه در زير به آنها اشاره مي‌كنم:

1. استفاده از سرويس‌هاي امن: اگر مي‌خواهيد اطمينان حاصل كنيد كه فكس شما به صورت امن ارسال و دريافت مي‌شود، بايد از يك سرويس فكس اينترنتي با امكانات امنيتي مناسب استفاده كنيد. اين سرويس‌ها عموماً از رمزنگاري اطلاعات استفاده مي‌كنند و شما مي‌توانيد از سايت‌هاي مختلف و بازخوردهاي كاربران براي پيدا كردن سرويس مناسب استفاده كنيد.
2. استفاده از رمزگذاري: اگر سرويسي كه از آن استفاده مي‌كنيد، امكان رمزگذاري اطلاعات را دارد، مي‌توانيد از اين قابليت استفاده كنيد. رمزگذاري اطلاعات، اطمينان حاصل مي‌كند كه فقط افراد مجاز به محتواي اسناد شما دسترسي دارند.
3. استفاده از اينترنت امن: براي افزايش امنيت در ارسال اسناد حساس، بايد از اينترنت امن و ارتباطات رمز شده استفاده كنيد. اين امر مي‌تواند باعث كاهش خطر دسترسي غيرمجاز به اطلاعات شما شود.
4. بررسي هويت دريافت كننده: براي اطمينان از امنيت ارسال، بايد از هويت دريافت كننده اطمينان حاصل كنيد. اگر ممكن است هويت دريافت كننده مشكوك باشد، بهتر است از ارسال اسناد خودداري كنيد.
در كل، فكس اينترنتي مي‌تواند يك روش امن براي ارسال اسناد حساس باشد، اما بايد از سرويس‌هاي امن مانند سرويس فكس يار، رمزگذاري، اينترنت امن، بررسي هويت دريافت كننده و رعايت موارد امنيتي ديگر استفاده كرد.

فرمت PDF (به انگليسي: Portable Document Format) يك فرمت فايل است كه توسط شركت Adobe Systems طراحي و توسعه داده شده است. اين فرمت براي نمايش و مشاهده اسناد به صورت الكترونيكي استفاده مي‌شود و بسياري از كتاب‌ها، مقالات، فرم‌ها و ساير اسناد رسمي و غيررسمي در اين فرمت در دسترس هستند. فايل‌هاي PDF قابليت نمايش متن، تصاوير، گرافيك، جداول و ساير اشكال بصري را دارا مي‌باشند. اين فرمت فايل، قابليت باز شدن و مشاهده بر روي سيستم‌هاي مختلف (مثل ويندوز، مك، لينوكس، اندرويد و iOS) را دارد و با استفاده از نرم‌افزارهاي مختلفي مانند Adobe Acrobat Reader، Foxit Reader و … مي‌توان آن را مشاهده و ويرايش كرد. براي مشاهده راهكارهاي تبديل فايل به PDf ادامه مقاله را مطالعه بفرماييد.

يكي از مزيت‌هاي فرمت PDF، قابليت حفظ فرمت و قالب بندي اصلي سند است. به عبارتي، هرچه همانطور كه طراحي و قالب‌بندي شده‌است، در هر دستگاه و با هر نرم‌افزاري كه فايل PDF باز شود، به همين صورت نمايش داده مي‌شود. اين فرمت فايل همچنين قابليت ايجاد فايل‌هاي قابل جستجو (searchable) را دارد كه با استفاده از آن مي‌توان متن فايل را جستجو كرد. براي ارسال فكس آنلاين نيز بايد فايل مورد نظر به فرمت PDF  تبديل شود.

راهنماي تبديل فايل به PDF

براي تبديل فايل هاي ديگر به فرمت PDF مي‌توانيد از روش‌هاي زير استفاده كنيد:

1. استفاده از نرم‌افزارهاي تبديل فرمت: مي‌توانيد از نرم‌افزارهاي تبديل فرمت مختلف مانند Adobe Acrobat، Nitro Pro، Foxit PhantomPDF و … استفاده كنيد. در اين نرم‌افزارها با انتخاب فايل موردنظر و تعيين فرمت خروجي PDF، فايل موردنظر خود را به فرمت PDF تبديل مي‌كنيد.

2. استفاده از ابزارهاي آنلاين تبديل فرمت: وب‌سايت‌هايي مانند SmallPDF، PDF Converter و … ابزارهايي براي تبديل فايل‌ها به فرمت PDF ارائه مي‌دهند. با آپلود فايل موردنظر و انتخاب فرمت خروجي PDF، فايل خود را به فرمت PDF تبديل مي‌كنيد.

3. استفاده از پرينترهاي مجازي: در ويندوز، يك پرينتر مجازي به نام Microsoft Print to PDF وجود دارد كه با استفاده از آن مي‌توانيد فايل خود را به فرمت PDF تبديل كنيد. براي استفاده از اين پرينتر، فايل موردنظر را باز كرده و گزينه چاپ را انتخاب كرده و پرينتر Microsoft Print to PDF را انتخاب كنيد. سپس فرمت خروجي را به فرمت PDF تغيير دهيد و گزينه چاپ را انتخاب كنيد.

4. استفاده از افزونه‌هاي تبديل فرمت: براي مرورگرهاي وب مختلف، افزونه‌هايي مانند Save as PDF براي تبديل صفحات وب به فرمت PDF ارائه مي‌دهند. با نصب و فعالسازي اين افزونه‌ها، مي‌توانيد صفحات وب موردنظر خود را به فرمت PDF تبديل كنيد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%d9%86%d9%85%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d8%a8%d8%af%db%8c%d9%84-%d9%81%d8%a7%db%8c%d9%84-%d8%a8%d9%87-pdf/