amozeshi

بخشنامه يكي از انواع نامه هاي اداري است كه معمولا بيش ازيك نفر مخاطب دارد، لذا داراي كاربردي متفاوت از يك نامه اداري است: براي ايجاد هماهنگي و آموزش رويه اي يكنواخت در انجام امور و همچنين ابلاغ دستورات و مقررات و ضوابط، به صدور بخشنامه اقدام مي شود.

هدف از صدور بخشنامه : براي بخشنامه شش هدف زير بيان شده است: ابلاغ قوانين و مقررات، ارائه اطلاعات )انتصاب، تغيير رويه و …(، ابلاغ دستورالعمل، درخواست گزارش، ابلاغ رويه هاي كاري بمنظور انجام هماهنگي و ارائه آموزش هاي لازم بمنظور اجراي يكنواخت امور.

تدوين بخشنامه : بر خلاف نامه اداري، در بخشنامه از عناوين به، از و موضوع استفاده نمي شود. بلكه در وسط سطر درج مي شود و در سطر بعدي عناوين گيرنده بخشنامه درج مي شود و در ادامه » بخشنامه « در بالاي بخشنامه كلمه متن بخشنامه آورده مي شود. در درج عناوين گيرندگان از رده هاي سازماني بالاتر به رده هاي پايين تر قيد مي شود.
پس از آماده شدن بخشنامه و تايپ آن، توسط مقام مسئول امضاء شده و به تعداد لازم تكثير ميشود و سپس در نسخه هر واحد گيرنده نام آن در جاي خاص نوشته مي شود و يا در فهرست گيرندگان مشخص مي شود.

براي ارسال نامه هاي اداري خود از نرم افزار دبيرخانه ساده يار استفاده كنيد.
متن بخشنامه نيز همانند نامه داراي سه قسمت مقدمه، اصل پيام و اختتام يا نتيجه گيري تشكيل مي شود. با اين تفاوت كه در بخشنامه هر بخش بطور مستقل و مجزا عمل مي كند؛ هر بخش رسالتي خاص دارد و آغاز و پايان خاصي براي آن جزء ايجاب مي نمايد. بخش مقدمه بيان شرايط ايجابي لزوم صدور بخشنامه است و با جملات توضيحي آغاز مي شود. بعد از مقدمه و در يك پاراگراف جداگانه به تشريح پيام اصلي بخشنامه پرداخته مي شود كه با توجه به كثرت افراد گيرندگان، بايستي از متني استفاده شود كه مناسب حال و شان آنان باشد. در بخش پاياني بخشنامه نيز، ضمن رعايت روال كلي بخشنامه، از چند جمله به عنوان بيانيه پاياني استفاده مي شود كه مي تواند تاكيدي بر اجراي دستورات، نحوه عمل، تشويق در انجام كار، مشخص كننده وظيفه و مسئوليت مجريان، كنترل سطوح ديگر و بالاخره بيان موارد قانوني در برخورد با پيام بخشنامه باشد.

انواع بخشنامه: مهمترين بخشنامه هايي كه در نظام اداري ايران رواج دارد به دو دسته تقسيم مي شوند:

از ديدگاه محتواي مطالب : از ديدگاه محتوا و هدف بخشنامه ها به دسته بخشنامه هاي: درخواستي، دستوري، هماهنگي، ابلاغ قوانين و ابلاغ مصوبات داخلي سازمان تقسيم مي شود.

از ديدگاه سطح سازماني : از ديدگاه سطح سازماني بخشنامه ها به دو سطح خارجي )بخشنامه هاي وزارتخانه خاص به ساير وزارتخانه ها، شركت ها و موسسات( و داخلي )بخشنامه هاي داخل وزارتخانه و سازمان كه يا با امضاي وزير ابلاغ مي شود و يا توسط واحدهاي داخلي و بعنوان شيوه نامه اداري منتشر مي گردند.(

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

در استفاده از دستگاه فكس ويژگي مد نظر اكثر شركت ها سرعت دستگاه مي باشد. دستگاه هاي فكس نيز بر مبناي سرعت دسته بندي مي شود.

در شركت هاي كوچك و استارتاپ كه فعاليت شركت كم است يك فكس حرارتي كافي مي باشد. امروزه به جاي دستگاه فكس از ارسال فكس از طريق اينترنت استفاده مي شود.

 در برخي از شركت ها ميزان دفعات ارسال و دريافت فكس تعداد معيني مي باشد بهتر است در اين شركت ها از دستگاه هاي فكس كاربني استفاده كرد.

 در شركت هايي كه حجم ارسال و دريافت فكس بالا مي باشد فقط فكس ليزري جوابگوي نياز شركت مي باشد.

دستگاه هاي فكس در سه نوع:

• ليزري
• كاربني
• حرارتي

در بازار عرضه مي شوند.

هر كدام از اين سه نوع دستگاه، با توجه به فناوري به كار گرفته شده و ويژگي هايي كه دارند با يكديگر متمايز مي باشند. بهتر است بر اساس نوع كاربردي كه در شركت و اداره تان به فكس نياز خواهيد داشت، اقدام به انتخاب و خريد يكي از آنها بكنيد.

• فكس حرارتي: تكنيك دستگاه فكس ترمال همان طور كه از نام آن مشخص است براساس ابزار هاي حرارتي داخل دستگاه فكس مي باشد. براي كار با فكس ترمال بايد از كاغذ ويژه حرارتي در فكس استفاده كرد. عملكرد اين فكس مشابه دستگاه هاي پرينتر حرارتي مي باشد.
• فكس كاربني: تكنيك اين نوع فكس براي انتقال مطالب بر روي كاغذ مشابه فكس حرارتي مي باشد. اما كاغذ مورد استفاده در اين نوع از فكس ها كاغذ سفيد معمولي است. كاربن ويژه اي كه در داخل ماشين فكس قرار داده مي شود كار چاپ مطالب را انجام مي دهد.
• فكس ليزري: بالاترين تكنولوژي فكس ها متعلق به فكس ليزري مي باشد. فكس ليزري از سرعت و كيفيت بالايي برخوردار است. نكته ي مهمي كه در استفاده از فكس ليزري وجود دارد اين است كه مي توانيد آن را به كامپيوتر متصل كنيد.

منبع:

https://www.***printmart.ir/article/1194/%D8%AF%D8%B3%D8%AA%DA%AF%D8%A7%D9%87-%D9%81%DA%A9%D8%B3-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%85%DB%8C-%DA%A9%D9%86%D8%AF

1- نكات كليدي يك تقويم محتوايي را درك كنيد.

بله، ابزارهاي زيادي براي ساخت و تنظيم تقويم توليد محتوا وجود دارند كه قرار است كه در ادامه مقاله به آنها اشاره كنيم.

اما واقعيت اين است: تقويم محتوايي نبايد خيلي پيچيده باشد. اصلا وظيفه تقويم محتوايي اين است كه كارها را براي افراد تيم شما راحت‌تر كند. پس شما مي‌توانيد اولين تقويم محتوايي خود را به كمك Google Sheets درست كنيد.

در زير به 4 ويژگي كه هر تقويم محتوا بايد داشته باشد، اشاره كرده‌ايم.

2- از ابزارهاي تقويم محتوا استفاده كنيد

ابزارهايي هستند كه به شما در ايجاد و مديريت تقويم محتوايي كمك مي‌كنند. بسته به اينكه چقدر محتوا انتشار مي‌دهيد و چقدر تيمتان بزرگ است، ممكن است بخواهيد بر روي ابزار محتوايي خاصي سرمايه‌گذاري كنيد. مانند تقويم‌انلاين يار

3- اضافه كردن آيتم به تقويم توليد محتوا

در واقع اگر شما تا به حال اين كار را انجام نداده باشيد، ايجاد تقويم محتوا مي‌تواند كار خسته كننده‌اي باشد. اما به محض اينكه براي بار اول همه چيز را سازماندهي كنيد، خواهيد ديد كه تقويم محتوايي مي‌تواند چقدر مفيد واقع شود.

4- هر بخش از فرآيند توليد را برنامه ريزي كنيد

بيشتر تقويم هاي محتوا فقط شامل عنوان مقاله يا پست و تاريخ انتشار آنها است. كه براي برخي از انواع محتواها مانند Case study ها خوب است. اما اگر مي‌خواهيد پروژه‌هاي بزرگتر و پيچيده‌تر را برنامه‌ريزي كنيد، ممكن است بخواهيد تمام فرايندها را در تقويم محتوايي خود ذكر كنيد.

منبع:

https://farsmohtava.ir/content-calender/#:~:text=%D9%85%D9%87%D9%85%E2%80%8C%D8%AA%D8%B1%DB%8C%D9%86%20%D8%A8%D8%AE%D8%B4%20%D8%AF%D8%B1%20%D8%AA%D9%86%D8%B8%DB%8C%D9%85%20%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85,%D8%A7%D9%86%D8%AA%D8%B4%D8%A7%D8%B1%20%D9%85%D8%AD%D8%AA%D9%88%D8%A7%DB%8C%20%D8%AE%D9%88%D8%AF%20%D9%87%D9%85%D8%A7%D9%87%D9%86%DA%AF%20%D8%A8%D8%A7%D8%B4%DB%8C%D8%AF.

استفاده از اتوماسيون ابري مزاياي مختلفي را مي‌تواند براي صاحبان كسب و كار به همراه داشته باشد كه برخي از اصلي‌ترين آنها عبارت‌اند از:

1. كاهش درصد خطا: با استفاده از اتوماسيون ابري، بخش زيادي از فرايندها به‌صورت خودكار انجام مي‌شوند و شما ديگر مجبور نيستيد يكسري كارهاي تكراري را به‌صورت دستي انجام دهيد. همين موضوع باعث مي‌شود تا خطاهاي انساني از چرخه گردش كار حذف شوند و خروجي نهايي بهتر و كارآمدتر باشد. از نرم افزار دبيرخانه ساده يار ديدن فرماييد.

2. صرفه‌جويي در هزينه‌ها: اتوماسيون ابري به شكل‌هاي مختلفي باعث كاهش هزينه‌هاي جاري يك كسب و كار مي‌شود. در ابتدا با كاهش وابستگي به نيروي انساني درگير در اجراي عمليات‌هاي ابري، سرعت انجام فرايندها به شكل مناسبي افزايش پيدا مي‌كند. در كنار آن نيز به دليلكاهش ميزان خطاي انساني، احتمال بروز اشتباهات تاثيرگذار كاهش پيدا كرده و زمان كمتري صرف تشخيص و عيب‌يابي شده و مي‌توان زمان به دست آمده را صرف توسعه موارد جديد و نوآورانه كرد.

3. امنيت بيشتر: زماني كه در محيط ابري فرايندها به‌صورت دستي دنبال مي‌شوند، آسيب‌پذيري امنيتي بيشتر خواهد بود و اين موضوع مي‌تواند هم برنامه مورد نظر و هم شركت شما را در معرض خطا قرار دهد. به همين دليل توصيه مي‌شود استفاده از اتوماسيون ابري براي فرايندهاي حساس شركتتان را جدي بگيريد تا نگراني كمتري نسبت به تاثير خطاهاي انساني روي امنيت كار داشته باشيد.

منبع:

https://www.irisaco.com/cloud-automation/#:~:text=%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%DA%A9%D8%AF%D8%A7%D9%85%E2%80%8C%D8%A7%D9%86%D8%AF%D8%9F-,%D8%AA%D8%B9%D8%B1%DB%8C%D9%81%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C,%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D9%85%D9%88%D8%B1%D8%AF%20%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87%20%D9%82%D8%B1%D8%A7%D8%B1%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%DA%AF%DB%8C%D8%B1%D9%86%D8%AF.

سيستم مديريت پروژه

بخش هاي مختلف سازماني، براي اجراي پروژه ها، وظايف و تسك هاي متعددي بر عهده دارند. براي انجام اين امور، نياز به ابزاري است تا بتوان كليه امور مربوط به انواع وظايف، تسك ها و پروژه هاي سازمان را ساماندهي كرد. نرم افزار مديريت پروژه، مي تواند اين كار را براي سازمان انجام دهد. اين نرم افزار به برنامه ريزي بهتر براي انجام پروژه ها، پيش برد روندها و فرآيندهاي سازماني و تعيين وظيفه و تسك هر كدام از بخش ها در رابطه با پروژه مورد نظر مي پردازد.

دو وظيفه و تسك مهم برنامه ريزي و كنترل پروژه چيزهايي است كه سازمان هنگام استفاده از نرم افزار مديريت پروژه از آن انتظار دارند. اين نرم افزار كوچك ترين مسائل مرتبط با پروژه را مديريت مي كند. همچنين كمك مي كند تا فرايند مديريت، برنامه ريزي و كنترل پروژه هاي سازمان به صورت يكپارچه انجام شود.
با اين نرم افزار مي توان وظيفه ها و تسك هايي مانند طرح ريزي و برنامه ريزي، زمانبندي، كنترل هزينه ها، مديريت بودجه هاي پروژه هاي كاري را مديريت كرد. همچنين به مستند سازي، و تخصيص منابع در اين رابطه پرداخت. اين نرم افزارهاي مديريت پروژه، تاريخ شروع و پايان هر پروژه را نيز تعيين مي كنند. مثل نرم افزار دبيرخانه ساده يار
همچنين مشخص مي كنند كه هر تسك و يا وظيفه اي برعهده كدام يك از نيروهاي سازمان است. امكان مديريت امور انجام كارها را براي سازمان فراهم مي كنند. با اين نرم افزار تعيين مي شود هر كدام از منابع انساني سازمان بايد دقيقا چه كاري انجام دهد.
اين نرم افزار، اطلاعاتي راكه بايد در هنگام شروع و در طول فرايند انجام پروژه مورد توجه قرار گيرد مشخص مي كنند. سيستم مديريت پروژه همچنين به خوبي فرايندها و روندهاي سازمان را در هنگام انجام پروژه هاي كاري مديريت مي كنند.
يكي از نرم افزارها و سيستم هاي مديريت پروژه، بهترين سيستم مديريت پروژه است. اين سيستم زير مجموعه سيستم بزرگ نرم افزاري محسوب مي شود و از نوع نرم افزارهاي عمومي اين سيستم است.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%82%d8%a7%d9%84%d8%a7%d8%aa-%d8%aa%d9%88%d8%b3%d8%b9%d9%87-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%db%8c/%d8%b9%d9%85%d9%88%d9%85%db%8c/%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d9%be%d8%b1%d9%88%da%98%d9%87/

اساسا يكي از روش‌هاي تشخيص نرم افزارهاي خوب و پركاربرد از سيستم‌هاي كم كاربرد و كم كيفيت‌تر، اين است كه ابتدا معرفي آن محصول را از وب سايت سازنده‌اش بخوانيد، سپس نظرات كاربران را درباره آنها را خوانده و درباره آنها تحقيق كنيد و نهايتا نقاط ضعف و قوت آنها را بسنجيد. ما پيشنهاد مي‌كنيم براي خريد نرم افزار فروش خوب، به ويژگي‌هاي بهترين نرم افزار فروش كه در ادامه آورده‌ايم توجه كنيد. همچنين در سايت يار مي توانيد انواع نرم افزارهاي فروش  مناسب خود را پيدا كنيد.

بايد بپذيريم كه دوران استفاده از قلم و كاغذ براي هر كاري و حتي حضور بيست و چهار ساعته در دفتر مديريت در حال به پايان رسيدن است. روند مديريت كسب و كارها درحال حركت به سمت غيرحضوري شدن مي باشد. به همين دليل، در بين تمام ويژگي‌هاي بهترين نرم افزار فروش امكان كنترل ريموت آن را اول ذكر كرده‌ايم. با اين قابليت، امكان دوركاري براي تمام پرسنل و حتي خود مدير در بسياري از زمان‌ها فراهم مي‌شود و شما مي‌توانيد مشتريان و خريدها را در هر لحظه‌اي از شبانه روز مديريت كنيد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/8-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d9%85%d9%87%d9%85-%d8%ae%d8%b1%db%8c%d8%af-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d9%81%d8%b1%d9%88%d8%b4-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/