amozeshi

بايگاني اسناد، هم براي كسب و كارها و هم براي ادارات، مزيت‌هاي روشني دارد. در ادامه به تعدادي از اين مزيت‌ها مي‌پردازيم:

۱- از نابودي اسناد جلوگيري مي‌كند

اطلاعاتي كه به صورت مناسب و استاندارد ذخيره و نگهداري نشوند، ريسك بالايي براي از بين رفتن دارند. حتي ممكن است به صورت عمدي توسط برخي از افراد نابود شوند. بايگاني اسناد اين اطمينان خاطر را در كسب و كارها به وجود مي‌آورد كه همواره بتوانند به اسنادي كه نياز دارند دست پيدا كنند. به علاوه، بايگاني مناسب اسناد مي‌تواند از خطرات يا سوانح طبيعي نيز تا حدود زيادي جلوگيري كند، زيرا سندي كه به درستي بايگاني شده است به راحتي گم نمي‌شود و در معرض خطر كمتري قرار دارد.

۲- رعايت الزامات قانوني را تسهيل مي‌كند

عدم بايگاني صحيح اسناد، ريسك مشكلات قانوني را افزايش مي‌دهد و ممكن است در مواردي منجر به جريمه‌هاي سنگين يا مجازات براي مديران شركت‌ها شود. بدون بايگاني، حتي ممكن است اسنادي كه اهميت قانوني داشته و سازمان‌ها وظيفه نگهداري آنها را دارند، گم شوند. يك سازوكار موثر براي بايگاني اسناد مي‌تواند از بروز چنين اتفاقاتي جلوگيري كند. زيرا روش خاصي براي مديريت اسناد ايجاد مي‌كند كه صرف نظر از مهارت‌هاي كاركنان، احتمال خطا در نگهداري و ذخيره سازي اسناد را كاهش مي‌دهد.

استفاده از نرم افزار دبيرخانه ساده براي نامه اي سازماني توصيه مي شود.

۳- امنيت اسناد را افزايش مي‌دهد

بايگاني صحيح اسناد و پرونده‌ها مي‌تواند ابزاري مناسب براي حفظ امنيت اسناد باشد. اين مزيت ناشي از ۲ خصوصيت بايگاني اسناد است. اولين مورد استانداردهايي است كه براي اسناد و براي بايگاني آنها تعريف مي‌شوند. اين استاندارها از جمله مهر و موم اسناد، امكان هر نوع دستكاري در سيستم بايگاني را تا حدود زيادي كاهش مي‌دهد. خصوصيت دوم قابليت تعيين دسترسي به اسناد است كه نظارت سازماني بر آنها را افرايش مي‌دهد و عملاً مانع هر نوع تلاش براي به خطر انداختن امنيت آنها مي‌شود. علاوه بر اين موارد، اسناد بايگاني شده مي‌توانند در يك فضاي امن و به دور از دسترس افراد غيرمجاز ذخيره شوند. بنابراين محل و نوع ذخيره‌سازي اسناد بايگاني شده نيز مي‌تواند  در حفظ امنيت آنها موثر باشد.

۵- باعث صرفه‌جويي در هزينه‌ها مي‌شود

كار كردن با اسنادي كه پراكنده هستند و طبقه بندي نشده‌اند، زمان و انرژي بسياري را از سازمان خواهد گرفت. طبقه‌بندي و ذخيره اسناد در فرآيند بايگاني باعث صرفه‌جويي زيادي در هزينه‌ها و زمان سازمان مي‌شود. اين صرفه‌جويي نه تنها براي جمع‌آوري اسناد است بلكه بازيابي و دسترسي به آنها را نيز شامل مي‌شود. بايگاني از روش‌هاي غيرمستقيم نيز به كاهش هزينه‌هاي سازمان كمك مي‌كند. يعني هر بار كه با نگهداري مناسب اسناد از يك خطاي قانوني پيشگيري مي‌كنيد يا امنيت اسنادتان را حفظ مي‌كنيد، در هزينه‌هايي كه مي‌توانست بر شما تحميل شود، صرفه‎‌جويي مي‌كنيد. هزينه‌هاي دوباره نجات دهد.

۶- ايجاد امكان دسترسي سريع و آسان به اسناد

بايگاني روشمند و صحيح اسناد و مدارك سازماني، دسترسي به آنها را بسيار آسان مي‌كند. به عنوان مثال حتي اگر هزاران سند در بايگاني شما وجود داشته باشد، شما مي‌توانيد با استفاده از تاريخ و شماره اسناد آنها را در كمترين زمان پيدا كنيد. راحتي و مزيت دسترسي سريع به اسناد بايگاني شده، به ويژه در دراز مدت براي سازمان ها آشكارتر مي‌شود. زيرا به مرور زمان حجم اسناد بايگاني شده در يك سازمان افزايش پيدا مي‌كنند و پيدا كردن يك سند بدون وجود يك سيستم طبقه‌بندي مي‌تواند چالشي بزرگ باشد

منبع:

https://www.faragostar.net/importance-of-archiving-documents-in-organizations/#:~:text=%DB%B1%20%D8%B3%D9%88%D8%A7%D9%84%D8%A7%D8%AA%20%D9%85%D8%AA%D8%AF%D8%A7%D9%88%D9%84-,%D9%85%D9%86%D8%B8%D9%88%D8%B1%20%D8%A7%D8%B2%20%D8%A8%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86%DB%8C%20%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F,%DB%8C%DA%A9%20%D9%81%D8%B6%D8%A7%DB%8C%20%D9%85%D8%B4%D8%AE%D8%B5%20%D8%B0%D8%AE%DB%8C%D8%B1%D9%87%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%D8%B4%D9%88%D9%86%D8%AF.