مراحل تدوين تقويم اجرايي چيست؟
1. تدوين سند «چشم انداز، اهداف و برنامه هاي عملياتي»: در اين مرحله، از همه همكاران شامل كارشناسان، رئيس گروه ها، معاونين و مديريت، خواسته مي شود تا سه اقدام انجام دهند:
ابتدا همكاران مي بايست چشم اندازهاي كلي روابط عمومي را بر اساس تجربه خود و منابع در اختيارشان تعيين كنند.
سپس همكاران بايد متناسب با چشم اندازها، اهداف گروه و واحد خود را مشخص نمايند.
در نهايت، هر فرد تاكتيك ها و روش هاي عمل واحد و گروه خود را براي دست يابي به هر كدام از اهداف مشخص مي نمايد.
در اين مرحله، انتظار مي رود كه ارتباط ميان چشم اندازها، اهداف و تاكتيك ها مشخص شده باشد.
سپس، با جمع آوري پاسخ كليه همكاران و با استفاده از منابع موجود، چشم اندازها، اهداف و تاكتيك هاي روابط عمومي به صورت يكپارچه تنظيم مي شود. سپس، متن يكپارچه شده به كليه همكاران عودت داده مي شود تا اصلاحات و نظرات خود را اعمال كنند. در اين فرايند رفت و برگشتي، كليه همكاران مي توانند نسبت به اصلاح و بازبيني هر چه بيشتر نگرش هاي خود اقدام نمايند. در نهايت، سند «چشم انداز، اهداف و برنامه هاي عملياتي» تدوين شده و از سوي مديريت مجموعه به كليه اعضا ابلاغ مي شود.
استفاده از نرم افزار دبيرخانه و اتوماسيون اداري براي افزايش بهره وري سازمانها توصيه مي شود.
2. تدوين برنامه هاي عملياتي: در مرحله دوم، از كليه گروه ها و واحدها درخواست مي شود تا طي اقدامي مشاركتي درون گروهي، با توجه به سند مصوب «چشم انداز، اهداف و برنامه هاي عملياتي» كليه برنامه هايي كه مي توانند در طول يك سال عملياتي نمايند، مشخص نمايند. بر اين اساس، همكاران، كليه برنامه هاي عملياتي خود را براي يك سال تعيين كرده به طوري كه براي هر هدف مشخص، دست كم يك برنامه در دستور كارشان قرار داشته باشد و هيچ برنامه اي بدون مشخص بودن جايگاه آن در سند در دستور كار قرار نگيرد. براي اين منظور، با تدوين فرمي مي توان تمامي ملزومات، جزئيات، بازه زماني و شيوه ارزيابي هر برنامه عملياتي را مشخص نمود.
برنامه عملياتي كليه گروه ها و واحدها جمع آوري شده و مورد بازبيني و نهايي سازي قرار مي گيرد. ابتدا كليه برنامه ها با توجه به سند «چشم انداز، اهداف و تاكتيك هاي روابط عمومي» مورد بررسي قرار مي گيرد. سپس برنامه ها اولويت گذاري و يكپارچه مي شود.
3. تدوين تقويم اجرايي: در اين مرحله، كليه برنامه هاي عملياتي مشخص شده براي يك سال، در فرايندي مشاركتي ميان گروهي، در چهارچوب تقويم زمان بندي و تنظيم مي شوند. برنامه ها به گونه اي چيده مي شوند كه زمان كافي براي اجراي هر كدام از آنها لحاظ شده باشد، تداخل در برنامه ها صورت نگيرد و همچنين انعطاف عمل روابط عمومي با توجه به برنامه هاي پيش بيني نشده، حفظ شود. تقويم اجرايي تدوين شده، پس از تكميل و نهايي سازي، به كليه همكاران ابلاغ مي شود.
برچسب: ،