اتوماسيون اداري شامل چه بخش‌هايي است؟
يك اتوماسيون اداري شامل بخش‌هاي متعدد است كه هر كدام بخش‌هايي از فرايندها يا فعاليت‌هاي يك سازمان را در بر مي‌گيرد. اما بخش‌هاي مختلف اتوماسيون اداري چيست؟ در اين بخش به معرفي و بررسي اين موارد خواهيم پرداخت.
دبيرخانه
نرم افزار دبيرخانه، هسته اصلي سيستم اتوماسيون اداري است. اين بخش شامل فرايندهاي ثبت نامه، ارجاع، كارتابل پرسنل و بخش بايگاني است. در اين بخش عمليات مختلفي مانند اسكن، ورود اطلاعات، ثبت انديكاتور، پيگيري نامه‌هاي دريافتي، تهيه پيش نويس، ثبت و چاپ نامه‌هاي ارسالي و… انجام مي‌شود.
فرم ساز
بخش فرم ساز، وظيفه طراحي انواع فرم‌هاي سازماني و گردش آنها در قالب جريان‌هاي كاري از پيش تعريف شده را دارد. ثبت، نگهداري و بازيابي اطلاعات فرم‌ها در سيستم اتوماسيون اداري كنترل و مديريت مي‌شود.
مديريت جلسات
از ديگر بخش‌هاي سيستم اتوماسيون اداري، بخش مديريت جلسات است كه به تنظيم، ثبت، نگهداري، برگزاري و پيگيري جلسات مي‌پردازد. مديريت جلسات شامل تقويم كاري، قرارهاي كاري، مديريت پروژه و… است.
پورتال مكاتبات برون سازماني
امروزه بخش پورتال سازماني در راستاي طرح تكريم ارباب رجوع، به سيستم اتوماسيون اداري افزوده شده است. چرا كه شكل گيري بسترهاي جديد ارتباطي، باعث شده سازمان‌ها براي كاهش هزينه‌ها، تسريع در ارائه خدمات و…، پيگيري كارهاي اداري خارج از سازمان را از الزامات مهم بدانند. به اين ترتيب امكان ردگيري مكاتبات خارج از سازمان به راحتي فراهم مي‌شود.
آرشيو الكترونيك
با گذشت زمان و افزايش حجم مستندات سازمان، طبيعتا نيازمند به ابزاري جهت بايگاني آنها خواهيد بود. سيستم‌هاي اتوماسيون اداري، بخشي به عنوان آرشيو الكترونيك مستندات دارند كه اين بخش علاوه‌بر نگهداري و دسته بندي اسناد، امكان جستجو و دستيابي سريع به آنها را نيز فراهم مي‌كند.
كارتابل آفلاين
در سيستم‌هاي اتوماسيون اداري براي قسمت‌هاي پراهميت نرم افزار، امكان فعاليت آفلاين نيز در نظر گرفته شده است. تا در صورت عدم دسترسي به اينترنت، بتوانيد به اطلاعات مورد نظر دسترسي پيدا كنيد. كارتابل آفلاين يكي از اين موارد است. با وجود كارتابل آفلاين، شما مي‌توانيد در هر مكاني، فعاليت‌هاي خود را پيگيري كرده و پس از برقراري ارتباط با سيستم آنها را به روز كنيد.
البته به تدريج بخش‌هاي ديگري نيز به سيستم اتوماسيون اداري اضافه شده است كه هر كدام جهت افزايش مكانيزاسيون كارها در سازمان و تسهيل و تسريع ارائه خدمات ايجاد شده‌اند. اين موارد را در ادامه معرفي مي‌كنيم.
صندوق پيام
سامانه ارسال پيام كوتاه
سامانه ارسال و دريافت پست الكترونيك
سامانه ارسال و دريافت فكس
گزارش ساز و…
منبع:
https://www.***dnn.ir/mag/what-is-office-automation/
برچسب: ،