راهكارهاي بهينه سازي هزينه هاي نيروي كار
نقش و اهميت نيروي انساني در محل كار چيست؟
نيروي انساني در هر سازمان يا كسب و كار، ارزشمندترين دارايي و سرمايۀ آن است. هر سازمان براي پيشبرد امور خود نياز به صرف هزينه‌هاي مختلف در بخش‌هاي گوناگون دارند. يكي از مهمترين و بيشترين هزينه‌ها متعلق به هزينه هاي منابع انساني است. چه در شرايط مانند دوران‌هاي ركود اقتصادي در جامعه و چه در موارد كاهش سوددهي كسب و كار، مديريت هزينه‌ها يكي از اساسي‌ترين روش‌ها براي سر پا نگهداشتن آن سازمان و ادامۀ حيات آن است.
استراتژي‌هاي مختلفي براي كاهش هزينه در سازمان‌ها وجود دارد كه تنها يكي از آنها تعديل هزينه هاي منابع انساني است. در دوران قديم و پيش از فراگير شدن چنين استراتژي‌هايي، يكي از اولين راه حل‌ها براي كاهش هزينه‌ها اخراج يا تعديل نيروهاي سازمان بود. اما با افزايش دانش و مهارت‌هاي مديريتي مديران سازمان‌ها و مراكز، انتخاب روش‌هاي متعادل سازي هزينه‌ها بدون از دست دادن نيروها در اولويت قرار گرفته است. در ادامه اين روش‌ها را مورد بررسي قرار خواهيم داد. استفاده از سامانه الكتريكي دبيرخانه و گردش مكاتبات براي افزايش بهره وري توصيه مي شود.
چه راهكارهايي براي بهينه سازي نيروي كار وجود دارد؟
در تعاريف مديريتي، استراتژي‌هاي اصولي براي بهبود وضعيت نيروي كار را راهكارهاي استفادۀ بهينه منابع انساني يا Optimal Use of Human Resource مي‌نامند. يكي از مهمترين بخش‌هاي بهينه سازي، كاهش هزينه‌هاي پرداختي براي بخش نيروي انساني است. در ادامه 13 راهكار را براي بهينه سازي هزينه نيروي كار آورده‌ايم تا در زمان‌هاي بحراني هر سازمان از آنها استفاده شود.
راهكار اول- برنامه ريزي نيروي انساني:
برنامه ريزي در هر كاري مي‌تواند راهگشا و سودمند باشد. برنامه ريزي اصولي و درست در يك سازمان موجب مي‌شود تا مديران از وضعيت دقيق كاركنان خود باخبر شوند؛ مازاد يا كمبود در هر بخش را بشناسند؛ بازدهي كاري كاركنان را بررسي كنند و در صورت لزوم كارهاي مورد نياز را تعريف نمايند و از ميزان كارهاي غيرضروي يا مازاد و صرف هزينه‌هاي غيرضروري بپرهيزند. اين برنامه ريزي براي كاركنان نيز بسيار سودمند است زيرا هر يك از آنها از شرح دقيق وظايف خود آگاه مي‌شوند و خارج از چهارچوب مشخص شده، زياده كاري انجام نمي‌دهند و نيازي به منابع بيش از مقدار تعيين شده ندارد.
راهكار دوم- تعيين برنامه زماني و شيفت كاري:
با تحليل و بررسي هر كار در سازمان مي‌توان بازۀ زماني دقيق براي انجام آن را مشخص كرد. زماني كه پرسنل دقيقاً بداند چه كاري را در چه بازۀ زماني بايد به انجام برساند، از هدر رفتن زمان و انرژي او جلوگيري مي‌شود. برنامه ريزي زماني و شرح وظايف دو عامل مهم در برقراري نظم و بهينه سازي عملكرد نيروي انساني است كه در نهايت به صرفه جويي در هزينه ها نيز منجر مي‌شود.
راهكار سوم- كاهش يا حذف اضافه كاري:
اگر براي هر وظيفه، برنامه ريزي دقيق انجام شود و هم مدير و هم پرسنل از محتويات كار مورد نظر آگاه باشد، ديگر دليلي براي ساعات اضافي كاري و فراتر از ساعات تعريف شده باقي نمي‌ماند. نيروي كار در ساعات مشخص وظايف خود را به انجام مي‌رساندف در ساعات استراحت به زندگي شخصي خود مي‌رسد و در روزهاي آينده با انرژي و توان به سر كار خود بازمي‌گردد. كارفرما نيز براي كاري كه امكان انجام آن در بازۀ ساعات كاري امكان پذير باشد، ديگر نيازي ندارد كه هزينۀ اضافه كاري به كاركنان بپردازد
راهكار چهارم- آموزش و حفظ كاركنان قديمي:
گفتيم كه كاركنان هر سازمان، سرمايه‌هاي ارزشمند آن سازمان به حساب مي‌آيند. اين افراد از زير و بم‌هاي كار آگاهند؛ تجربۀ كافي در انجام كارهاي مختلف را دارند و چهارچوب‌هاي هر وظيفه را به خوبي مي‌شناسند؛ حقوق و دستمزد آنها مشخص است و حس اعتماد و وفاداري در آنها وجود دارد. اما مي‌دانيم كه تمامي دانش‌ها و مهارت‌ها رو به گسترش و پيشرفت هستند و در تمامي مشاغل، به روز رساني اطلاعات و مهارت بسيار ضروري است. كارفرمايان مي‌توانند بجاي استخدام نيروهاي جديد با دانش آپديت، همان كاركنان ارزشمند قديمي را با دوره‌هاي آموزشي از اطلاعات جديد بهره‌مند كنند.
آموزش ضمن خدمت (On the Job Training) يا OTJ يكي از مؤثرترين روش‌هاي بهينه سازي منابع انساني است. هدف برگزاري اين آموزش‌ها افزايش دانش و توانمندي كاركنان است و با هزينه‌‌اي بسيار اندك مي‌تواند در صرفه‌جويي هزينه‌هاي ناشي از استخدام نيروهاي جديد تأثيرگذار باشد. كاركنان قديمي مي‌توانند با دانسته‌هاي جديد تبديل به پرسنل چند منظوره شوند و وظايف خود را گسترش دهند.
راهكار پنجم- هوشمندي و دقت بالا در انتخاب پرسنل:
در صورت نياز واجب به استخدام نيروي لازم براي يك بخش، از روش‌هاي استخدامي حرفه‌اي، آزمون‌هاي شخصيت شناسي و پرهيز از انتخاب افراد بر اساس توصيه‌هاي دوستان و آشنايان استفاده كنيد. انتخاب شخص درست براي جايگاه درست، عاملي مهم در پيشگيري از هزينه‌هاي احتمالي در آينده است. شخص حرفه‌اي و متخصص مي‌تواند بهترين كار را در كوتاهترين زمان لازم با بهترين بهره‌روي به انجام برساند.
برچسب: ،