اتوماسيون اداري شامل چه بخش‌هايي است؟
تعريف نرم افزار اتوماسيون اداري
نرم افزار اتوماسيون اداري مي‌تواند به‌عنوان هسته مركزي شركت‌ها و سازمان‌ها عمل كند. درواقع اتوماسيون اداري مكاتبات، كاربران و گردش اسناد و فرم‌هاي بين آنها را به‌صورت كاملا مكانيزه مديريت مي‌كند. يك نرم افزار اتوماسيون اداري خوب و حرفه اي ظاهري كاربرپسند و در عين حال ساده دارد. راه اندازي چنين نرم افزار اداري براي هر سازمان و شركت‌هاي زيرمجموعه آن ضروري است. چرا؟ نرم افزار اتوماسيون اداري امكان ثبت، گردش، بايگاني و مديريت انواع مكاتبات را فراهم مي‌آورد. با كارتابل اداري مكاتبات درون‌سازماني و برون‌سازماني سريع، آسان و از همه مهم‌تر در محيطي امن انجام مي‌شود.
يك نرم افزار اتوماسيون اداري شامل بخش‌ها و ماژول‌هاي گوناگوني است. راه اندازي اتوماسيون اداري بار سنگيني را از دوش مديريت و كارمندان برخواهد داشت.
با پياده سازي اتوماسيون اداري پيشرفته، طيف وسيعي از فعاليت‌هاي درون سازماني و برون سازماني الكترونيكي انجام مي‌شود. در اين شرايط كارمندان يك شركت بهتر مي‌توانند از زمان خود در جهت پيشبرد اهداف سازمان استفاده كنند. در ادامه با بخش‌هاي اصلي اين گونه نرم افزارها بيشتر آشنا خواهيد شد :
دبيرخانه
درواقع مي‌توان گفت نرم افزار اتوماسيون اداري (نرم افزار دبيرخانه) همان دبيرخانه در سازمان‌هاي سنتي مي‌باشد. اما به‌جاي استفاده از ورق و كاغذ و نيروي انساني، از رايانه در جهت بايگاني و مديريت مكاتبات استفاده مي‌كند. از اين‌رو مي‌توان گفت اصلي‌ترين بخش يك سيستم اتوماسيون اداري يكپارچه معطوف به فعاليت‌هاي دبيرخانه مي‌شود. فعاليت‌هاي دبيرخانه شامل فرايندهاي ثبتِ نامه، ارجاع، كارتابل پرسنل و بايگاني است.
در اين بخش عمليات پيشرفته‌اي نظير اسكن، ورود اطلاعات، توزيع و پيگيري چرخه نامه‌هاي دريافتي تا تهيه پيش‌نويس، ثبت انديكاتور، امضا، ثبت، گردش و چاپ نامه‌هاي ارسالي انجام مي‌گردد.
سخت‌افزارهايي كه در اين بخش مورد استفاده قرار مي‌گيرند عبارتند از ابزارهاي دريافت، پردازش و ارسال داده‌ها نظير:
- اسكنر
- چاپگر
- قلم نوري
- ايميل سرور
- فكس
- مودم
- و غيره
مديريت و ساماندهي جلسات
يكي ديگر از مهم‌ترين بخش‌هاي كارهاي اداري يك سازمان، مديريت و ساماندهي جلسات است. اين امور شامل برنامه‌ريزي جلسات، قرارهاي كاري، پيگيري و مديريت آنها و نگهداري مستندات مربوط به آنها است. كه البته اين قبيل كارها زمان زيادي را هم به خود اختصاص مي‌دهد.
از ديگر فوايد پياده سازي اتوماسيون اداري تنظيم، ثبت، نگهداري مستندات، برگزاري و پيگيري جلسات سازمان‌ها است. ابزارهايي كه در اين بخش مورد استفاده قرار مي‌گيرند عبارتند از:
• تقويم كاري
• برنامه مديريت جلسات و قرارهاي كاري
• برنامه مديريت فعاليت‌ها و پروژه‌ها
پورتال مكاتبات خارج از سازمان
امروزه بستري مناسب جهت ارتباط بر مبناي شبكه‌هاي كامپيوتري به‌وجود آمده است. دولت‌ها، سازمان‌ها و شركت‌ها امكان ثبت و پيگيري درخواست‌ها و نامه‌ها و كارهاي اداريِ خارج از سازمان را الزامي مي‌دانند. زيرا چنين اتوماسيوني، كاهش هزينه‌هاي جاري و همچنين افزايش رضايتمندي ارباب رجوع از ارائه خدمات را درپي دارد.
بنابراين بخش پورتال برون سازماني نيز به سيستم‌هاي اتوماسيون اداري اضافه شده است. اين بخش امكان ردگيري مكاتبات را در خارج از سازمان براي كاربران برون سازماني ميسر مي‌كند.
آرشيو اسناد به صورت الكترونيكي
با افزايش سن هر سازمان و شركتي، تعداد و حجم مستندات نيز به مراتب بيشتر مي‌شود. در اين شرايط نياز به ابزاري جهت آرشيو و بايگاني كردن آنها هم قابل لمس‌تر خواهد شد. از ديگر بخش‌هاي اصلي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري همين امكان آرشيو كردن مستندات و مديريت آنها به صورت تمام الكترونيك است. آرشيو كردن مدارك به صورت الكترونيكي مزاياي بسيار فوق العاده‌اي دارد كه به شرح ذيل مي‌باشند:
- امكان دسترسي بهتر و سريع‌تر
- امكان جستجو راحت‌تر در ميان هزاران يا حتي ميليون‌ها مدارك
- كاهش مخاطراتي نظير مفقود شدن مستندات
- صرفه جويي در فضايي كه براي نگهداري هزاران مدارك و نامه مورد نياز است
برچسب: ،